エクセルでの配車管理をするメリット・デメリットとは？システム管理がおすすめ！

エクセルを使って配車管理をすることで得られるメリットについていくつかご紹介します。

普段からエクセルを当たり前に使っている企業は多いでしょう。
そのため、新たな操作方法を覚えることなく、作成方法を知ってしまえば簡単に配車表も作れます。
さらに、自分たちで一からわざわざ作成しなくても、配車表のテンプレートを無料で手に入れることも可能です。

一般的なテンプレートを取り入れた時に、足りない項目が出てくる可能性もあります。
そんな時でも、エクセルを使えば編集が簡単にできてしまうので、自社でより使いやすい配車表を完成させることが可能です。

何か便利なシステムを取り入れようとすると、それなりに費用がかかってしまいます。
無料テンプレートのようなものではないので、初期費用や毎月のコストも加味して契約しなければなりません。
エクセルの場合は、ネット上で無料のテンプレートが多く出回っていますし、特に月額いくらとかかる費用はないので、経費をあまりかけられない企業も利用しやすいでしょう。

一見費用もかからず使い慣れているから便利で問題ないのではないかと感じるかもしれませんが、デメリットもいくつかあります。
ここからは、デメリットについてもご紹介していきます。

自社で使いやすいように担当者が配車管理をしてしまうケースが多く、属人化されやすくなります。
万が一担当者が長期的に休まなければならない、退社してしまうなど、何か起きてしまった時にほかの人はやり方がわからないため、業務を円滑に遂行できない可能性があります。
さらに、担当者によって品質も異なるようになりますし、新しい人へ引き継ぐ時にも時間がかかる可能性も高く大変です。

エクセルで管理しようと思うと、自分たちで入力しなければならない部分が増えてしまいます。
パソコンに向かって作業する時間も増えてしまい、アナログ管理からも脱却しづらくなってしまうでしょう。
さらに、少子化の時代で新しい人材を探すのも大変な時代です。
入力が多く作業に時間が必要にもかかわらず人が足りな状態になり悪循環になってしまいます。
同時に、自社の人手不足も解消できない状態が続いてしまうでしょう。

担当者が自分たちで入力しなければならないので、頭の中ではわかっていてもうっかりや疲れなどで入力ミスをしてしまいがちです。
機械ではないため、完璧にこなすには限度があります。
時間があり何度も入力の確認ができる時であれば問題なくても、忙しい時にはミスが多発してしまい、大変な思いをしてしまう可能性があります。

一見使い慣れていてマルチに見えるエクセルですが、その機能には限界があります。
複数で画面を確認して配車管理をしたいと思っても、設定が必要なだけでなく制限もあります。
さらに、大量のデータや複雑な計算を行いたい時にも、処理速度が落ちてしまい、スムーズに作業ができない可能性もあるので注意が必要です。

エクセルでも配車管理を行えないことはありませんが、メリットに比べてデメリットが多くあまりおすすめできません。
特に、ヒューマンエラーが多いとスムーズに仕事を進めることができず大変な思いをしてしまいます。
システムを上手に取り入れて、効率良く配車を行いましょう。

配送管理を行えるシステムにもさまざまなものがありますが、さまざまな情報を一括に管理できる運SOULはおすすめです。
配送管理のほかにも、人材や車輛会計などの情報をすべて管理でき、データを掛け合わせながら経営課題を算出して改善に役立てることもできます。
手入力の管理ではないため、データ処理が早くリアルタイムで配車状況を確認できます。
さらに、車輛がどんな状態にあるのか、走行距離、燃料の消費量、メンテナンス履歴も確認可能です。
車検や点検のスケジュール管理も簡単にできるようになりますので、うっかり期間が過ぎてしまい法令違反になってしまう状況も防ぐことができます。
一見、システムを導入することで費用がかかるように感じますが、燃料の原価照会機能を活かして無駄な燃料費をコストカットすることも可能ですし、メンテナンスのタイミングも逃さないため、後からかかる高額な修理費を避けることもできます。

エクセルでにの配車管理は、使い慣れている分簡単で費用もかかりませんが、ヒューマンエラーが多く入力に時間がかかってしまうのでデメリットも多いです。
効率的に配車管理を進めるためにも、システムを導入しましょう。